Le bailleur peut-il éditer une quittance de loyer annuelle ? Oui, regroupper plusieurs paiements dans un seul document est possible à condition de respecter quelques règles de base.
Une quittance annuelle est une solution élégante pour formaliser les paiements des années passées
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Quand opter pour une quittance de loyer annuelle ?
- Rattrapage de retard : si le bailleur n'a pas l'habitude de délivrer les quittances de loyer et que le locataire le demande pour toutes les périodes antérieures. Une quittance de loyer annuelle (ou sur une période plus large) peut formaliser l'integralité des loyers déjà perçus ;
- Gérer sa comptabilité - dans le cadre d'une location de bureau, le loyer fait partie des charges annuelles de l'entreprise. Une seule quittance annuelle permet de réduire le nombre de justificatifs comptables. C'est également une solution simple lorsqu'un entrepreneur individuel se sous-loue un bureau dans son propre logement et a besoin de formaliser sa location une fois par an ;
- Location à un proche – en cas de confiance, il est pratique de regroupper des paiements sur plusieurs mois dans une seule quittance de loyer.
Quel que soit le cas de figure, rien n'empêche de demander ni de délivrer des quittances de loyer périodiques (mensuelles ou trimistrielles selon la fréquence des paiements) avant l'édition d'une quittance annuelle.
Que mettre dans une quittance de loyer annuelle ?
Comme pour toute quitance de loyer, le nom et l'adresse du bailleur ainsi que le nom du ou des locataire(s) doivent figurer sur le document. Pour plus d'info sur les mentions obligatoires d'une quittance de loyer, lisez cet article.
Même annuelle, une quittance de loyer doit indiquer sans ambiguïté les date de début et fin de la période concernée. Elle court généralement du 1er janvier au 31 décembre de l'année mais peut également commencer et terminer à une autre date. C'est notamment le cas s'il s'agit de la première ou dernière année de la location.
Le total doit explicitement distinguer les montants des loyer principal et charges perçus au cours de l'année. Pour rappel : la notion des charges est importante car c'est le montant censé être révisé à la fin de l'année et/ou de la location si votre contrat le prévoit.
Quand il est question d'une quittance de loyer récapitulative, le bailleur pensera à y indiquer le détail de chaque paiement mensuel – loyer, charges et éventuelles contributions du locataire au partage des économies d'énergie – afin que le locataire puisse vérifier et contester les montants en cas de désaccord.
Il est utile de rappeler qu'en cas de paiements périodiques mensuels, le bailleur est tenu de fournir gratuitement une quittance de loyer mensuel à la simple demande du locataire.