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L'avis d’échéance de loyer est un appel de loyer. Il est envoyé par le propriétaire du logement ou par son mandataire au locataire occupant afin de lui rappeler la date du paiement – la date d'échéance – et le montant du loyer. L'envoi d'un avais d'échéance n'est pas obligatoire et sa forme est libre. Tout comme la délivrance d'une quittance de loyer, un avis d'échéance ne peut pas être facturé au locataire – dans un contrat de location, une clause de facturation des avis d'échéance et de quittances de loyer est concidérée comme non valide.
Quand envoyer un avis d'échéance
L'envoi d'un avis d'échéance de loyer n'est pas obligatoire. Il revient au propriétaire de décider quand et à quelle fréquence de les envoyer.
Un envoi régulier, 3-5 jours avant la date d'échéance, est recommandé en cas de retards de paiement répétitifs. C'est souvent l'option adoptée par les agences de location envers leurs locataires.
En cas de non paiement, un avis d'échéance sert à signaler le retard par rapport à la date de paiement du loyer et rappeler au locataire les termes du contrat. Dans le cadre d'une couverture par une assurance des loyers non payés, cet avertissement est demandé par l'assureur avant de déclancher les procédures de mise en demeur, de récouvrement et/ou d'expulsion.
Dans le cadre d'un changement ponctuel ( travaux, frais de maintenance incombants au locataire, complément suite à la régularisation annuelle des charges locatives etc ) ou durable tels qu'une révision annuelle du loyer ou une hausse des charges locatives, un avis d'échéance permet d'informer le locataire de la nouvelle situation et lui communiquer les montants dus ainsi que la date limite du paiement.
Pour la même raison, un avis d'échéance est courant en début et à la fin de la location : il permet de confirmer au locataire le montant exact des premier et dernier loyers calculés au prorata.
Un avis d’échéance est généralement superflu lorsque le locataire paie régulièrement son loyer et qu’aucun montant exceptionnel, à régler ou à rembourser, n’est à signaler.
Que mettre dans un avis d'échéance
La forme d'un avis d'échéance n'est pas définie par la loi. En tant qu'un courrier de notification, le bailleur est libre d'y exposer toute information qu'il juge indispensable à signaler au locataire. Pour rester claire et passer le message sans ambigüité, les informations suivantes sont indiquées :
- Identité du locataire – reprendre le nom complet et la civilité de tous les signataires du bail ;
- Adresse complète du logement en location telle qu'elle est inscrite dans le bail ;
- L'identité et coordonnées du bailleur. Le locataire doit avoir la certitude de la provenance du courrier et disposer des informations nécessaires pour contacter le bailleur en cas de besoin de précisions ou de désaccord ;
- Les montant total et détails de l'échéance. Afin d'assurer la bonne compréhension, tous les montants – loyer, charges locatives et autres frais dus – doivent être mentionnés séparément. Il est util d'indiquer la somme totale à payer en chiffres comme en lettres : en cas d'erreur, le montant inscrit en toute lettres prévaut ;
- La date d'échéance à laquelle le paiement doit ou aurait dû parvenir selon les termes du bail. Si un délai a été accordé, il est opportun de le rappeler.
- Pour des raisons de clarté impeccable, il vaut mieux rappeler les dates de début et de fin de la période due. S'il est question de plusieurs échéances, mentionnez-les distinctement avec les montants dus.
Comment et pourquoi envoyer un avis d'échéance
Pour un avis d'échéance régulier, un envoi par email est à privilégier.
En cas de non paiement un courrier recommandé peut s'avérer nécessaire. Il stipulera formellement
- que le bailleur a constaté le manquement du locataire,
- qu'il a fait son devoir de bon gérant de signaler au locataire l'existence d'une dette locative
- qu'il n'a pas renoncé à cette dette.
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