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La régularisation annuelle des charges locatives consiste à comparer le montant des provisions versées par le locataire au coût réel des charges récupérables payé par le bailleur au cours de l'année.
Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le bailleur doit rembourser le trop-perçu au locataire. Si les provisions sont insuffisantes, le locataire devra, à la demande du bailleur, régler un complément.
Vérifier si la location est éligible
Seules les charges payées par provision, mention dument indiquée dans le bail, peuvent être régularisées. Les charges payées en forfait ne sont pas régularisables.
Quand régulariser les charges locatives ?
Aucune date précise n'est imposée par la loi. Le moment naturel est de procéder à la régularisation après la réception du décompte annuel de copropriété – quelques semaines ou mois après l'assemblée générale – une fois que le bailleur connaît le coût réel des charges sur la période écoulée.
Identifier les charges
Avant tout calcul, il faut identifier les charges récupérables et rassembler les pièces justificatives. Il s'agit le plus souvent d'un décompte de répartition des charges de copropriété, lorsque le local loué est situé dans une copropriété, ainsi que de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM) dont le montant figure sur l'avis de la taxe foncière du bailleur.
Calculer le solde
Le principe consiste à comparer la somme des provisions versées par le locataire lors du règlement du loyer avec le montant réel des dépenses payées par le bailleur au cours de l'année.
Si les dépenses du bailleur sont supérieures aux provisions versées par le locataire, ce dernier devra régler un complément au titre de la régularisation annuelle.
À l'inverse, si les provisions versées par le locataire sont supérieures aux dépenses réellement engagées par le bailleur, celui-ci devra lui rembourser le trop-perçu.
Exemple pour une régularisation en cours de bail et pour une année comptable de copropriété allant du 1er janvier au 31 décembre 2025 :
- Le locataire a versé 50 € de provisions par mois, soit 600 € sur les 12 mois de l'année 2025 ;
- Lors du règlement de la taxe foncière 2025, le propriétaire a payé 120 € de la taxe d'ordures ménagères (TEOM) — seule part récupérable ;
- Les charges de copropriété du bien s'élèvent à 950 € dont le syndic a identifié 500 € de charges locatives sur le décompte de l'année 2025;
- Pour simplifier, on prend un exemple où la consommation individuelle d'eau est relevée avec le compteur, ce qui est souvent le cas, et est déjà incluse dans le décompte du syndic. Elle n'est donc pas, dans notre exemple, à calculer séparément;
On obtient ainsi 620 € de charges récupérables réelles pour 600 € de provisions déjà payées par le locataire. Soit un complément de 20 € à régler en faveur du propriétaire.
Notifier le locataire
Le bailleur doit ensuite adresser au locataire un courrier indiquant la période concernée, le détail du décompte et le solde — à percevoir ou à rembourser. Il doit également préciser les modalités de paiement, notamment si ce solde sera intégré au prochain avis d'échéance ou devra faire l'objet d'un versement distinct.
Lorsque le montant du complément est élevé, il est courant de proposer un échéancier : chaque versement sera alors accompagné d'un reçu de paiement partiel ; ou, si le solde est appelé via des avis d'échéance, le montant réglé figurera sur les quittances de loyer.
Depuis le 1er septembre 2015, le récapitulatif des charges du logement doit être transmis par email ou par la poste si le locataire en fait la demande. Rappelons que le bailleur a l'obligation légale de tenir tous les justificatifs à la disposition du locataire, susceptible de les réclamer en cas de désaccord, pendant six mois après l'envoi du décompte.
Ajuster les provisions pour l'année suivante
Si l'écart est important et surtout structurel – il peut s'agir de la hausse durable des frais de services, taxes ou frais d'assurance – il est recommandé de réajuster le montant des provisions pour lisser les régularisations futures.
À ne pas confondre avec la révision annuelle du loyer, qui suit des règles différentes (indice de référence des loyers).
Erreurs à éviter
- Forfait de charges – seules les charges payées en provision sont peuvent être régularisées. Les forfait pratiqué en location saisonnière ou pour certaines locations saisonnières et colocation sont interdis.
- Taxe foncière : le paiement de la taxe foncière incombe au propriétaire. Seul la taxe d'ordures ménagères, réclamée sur le meme avis que la taxe foncière est récupérable ;
- Charges sans justificatifs – le propriétaire doit être capable de fournir une preuve pour toutes les dépenses dont il demande le remboursement. Un poste de charges sans justificatifs pourrait être contesté par le locataire.
- Accumuler les retards : le bailleur a 3 ans pour régulariser les charges locatives. Au delà, les charges sont réputées acquittées.
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