Au fil des années, les documents liés à la location s'accumulent. Que l’on soit locataire ou propriétaire, le volume de papiers – ou de fichiers numériques – peut vite devenir conséquent. Certains documents doivent être conservés plus ou moins longtemps car ils peuvent être nécessaires pour faire valoir ses droits. Combien de temps les garder ? Tout dépend du type de document en question.
Quittances de loyer
En temps normal, tous les mois, un locataire reçoit sa quittance de loyer attestant qu'il a bien payé le loyer et que sa dette locative pour la période est purgée – acquittée. Il est prudent de conserver ses quittances pendant toute la durée de la location puis 3 ans de plus après son départ.
Autrement dit, si vous êtes locataire et que votre bail est en cours, veillez à les garder encore 3 ans après avoir quitté les lieux.
Durée de conservation : 3 ans après la fin de la location
Contrat de location
Le contrat de location sert de référence légale en cas de conflit ou en cas de changement de propriétaire.
Qu'il s'agisse d'une location vide ou meublée, il est à conserver pendant toute la durée du bail + 3 ans.
État des lieux et inventaire du mobilier
Un état des lieux, et, en cas de location meublée, un inventaire détaillant les meubles et équipements fournis par le propriétaire, sont rédigés au début de la location. Ces deux documents servent également de base pour l'établissement de l'état des lieux de sortie au moment du départ. Il est indispensable de les conserver au moins jusqu'à la fin du bail.
Durée de conservation : 3 ans après la fin de la location.
Avis d’échéance
L’avis d’échéance est un rappel annonçant au locataire le montant du loyer à régler ainsi que la date limite de paiement. Bien que ce document soit principalement informatif, il peut s’avérer utile, notamment pour le bailleur, afin de prouver la bonne gestion du bien et que ce dernier n'a pas renoncé à la dette locative en cas de non-paiement.
Durée de conservation : 2 ans après la date du document
Préavis de départ / Courrier de résiliation
Lorsqu’un des deux parties (propriétaire ou locataire) décide de mettre fin au bail, un courrier de résiliation doit être envoyé.
Comme pour les avis d'échéance, la durée minimale de conservation recommandée et de 2 ans après la date du document.
Pour vos autres documents, consultez le simulateur sur le site officiel de l'administration française
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